Inhaltsverzeichnis
Was ist bei der Einführung eines DMS zu beachten?
Checkliste für eine erfolgreiche DMS Einführung
- Den Entschluss fassen. In dem ersten Schritt geht es darum, sich für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu entscheiden.
- Ist-Analyse.
- Ziele definieren.
- Anbietersuche.
- Implementierung.
- Arbeiten und Workflowadaption.
Was kostet ein DMS?
Die monatlichen Kosten eines DMS-System erstrecken sich letztlich von 0 Euro für kostenlose Open-Source-Lizenzen, die meist in ihrem Funktions- und Speicherungsumfang stark begrenzt sind, bis hin zu 1.000 Euro und mehr pro Monat für unbegrenzt viele Clients, aber mit einer Speicherkapazitätsgrenze von beispielsweise …
Warum DMS einführen?
Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten.
Welche Vorteile bietet ein DMS?
Vorteile DMS – nicht nur Zeit und Kosten sparen
- Senkung der Druckkosten und des Papierverbrauchs.
- Zeitersparnis, Beschleunigung der Dokumenten-Suche.
- Reduzierung vieler Kosten (zum Beispiel für Materialien oder physische Archive)
- Verbesserung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens.
Wie funktioniert ein Dokumenten-Management-System?
Ein DMS speichert alle eingehenden Dokumente in einem zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Archiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt. Zu den Metadaten gehören etwa das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments, zugeordnete Schlagworte und der enthaltene Text.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (kurz DMS) bündeln Sie sämtliche Informationen und Dokumente in einer zentralen Archivlösung. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese vorliegen.
Was ist ein digitaler Dokumentenmanagement?
Der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagements beschleunigt nämlich nicht nur die Abläufe und Reaktionszeiten rund um das Handling von Geschäftsdokumenten, senkt Druck- und Personalkosten, sondern unterstützt außerdem bei der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Das steigert die Effizienz und schont den Geldbeutel.
Kann man auf das Dokumentenmanagement-System zugreifen?
Großer Vorteil ist, dass man auf das Dokumentenmanagement-System von überall aus zugreifen kann: von unterwegs, aus dem Home Office und geräteübergreifend. Nach dem aktiven Gebrauch der Dokumente werden diese revisionssicher im Langzeitarchiv für die Dauer der Aufbewahrungsfrist abgelegt und Löschfristen festgelegt.
Was ist das Dokumenten-Management-System von Easy?
Das Dokumenten-Management-System von EASY macht den Schritt in die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse möglich. Ganz gleich, ob Ihre Daten und Dokumente auf Unternehmensservern oder in der Cloud liegen: Legen Sie mit EASY DMS einfach los – dank einer intuitiven, leicht verständlichen Bedienung.